【合同オンライン企業説明会】 ・顧客：大手就職支援企業様
10室の控室を活用し、20社ノンストップ配信と「顧客が鉢合わせない動線」を実現
背景
近年、コストや人事担当者の負担が大きい「リアル会場での合同説明会」に代わり、全国から優秀な人材を効率的に集客できる「オンライン合同説明会」への移行が進んでいます。
しかしオンライン説明会では、数十社がノンストップで登壇する「超過密スケジュールの進行管理」、競合企業の人事同士が会場内で接触する「情報漏洩や鉢合わせのリスク排除」、そして企業ごとに異なる「持込PCの接続トラブル回避」など、主催者様には非常にシビアな運営ハードルが課されていました。
こうした「タイトな進行」「高いセキュリティ動線」「万全の機材サポート」という要求をすべてクリアできる最適な配信環境として、当スタジオの『1フロア終日貸切プラン（Studio 2 ＋ 控室10室）』が選定されました。
概要
- 配信プラットフォーム：Zoomウェビナー / YouTube Live
- ご利用プラン： 1フロア終日貸切プラン（スタジオ＋控室10室、オペレーター付き）
大手就職支援会社様が主催する、中途向けの「合同オンライン企業説明会」の配信会場としてご利用いただきました。朝から夕方までノンストップで合計21社の人事担当者様が入れ替わり立ち代わり登壇する、大規模かつタイトなライブ配信イベントです。
お客様の課題・ご要望
イベントの主催者様からは、事前のロケハン時に以下のような強い懸念点をご相談いただいておりました。
- 1分の遅れも許されない超過密スケジュール
1社あたりの持ち時間が短く、次の企業へのバトンタッチを数分で行う必要があり、進行の「押し・巻き」が命取りになる。 - 競合他社同士の鉢合わせ防止
同業他社の人事担当者様同士がスタジオの廊下や待合スペースで遭遇し、情報漏洩のリスクが発生するのを絶対に避けたい。 - 直前の機材トラブルへの不安
各社持ち込みのPC画面を共有してプレゼンするため、本番直前の接続確認をスムーズに行いたい。
スタジオ赤坂ヒルトップの提案と対応
当スタジオの最大の強みである「1フロア占有」と「10室の豊富な控室」をフルに活かした、合同説明会専用の「ローテーション運用」をご提案しました。
- 「控え・リハ・本番」の3ステップ完全並行運用
10室の個室を余すことなく使用し、「本番中の企業」「直前リハーサル（PC接続確認）中の企業」「待機・休憩中の企業」ごとに部屋を完全に分離。合わせて運営事務局やスタッフ休憩室も用意しました。スタジオの機材を止めることなく、裏の個室で次の企業の機材チェックを同時並行で進めるオペレーションを構築しました。 - ワンウェイ（一方通行）のステルス動線設計
1フロア占有のメリットを活かし、受付から控室、スタジオ、退館出口までの動線を「一方通行」に設計。ライバル企業同士が廊下ですれ違うリスクを完全にゼロにしました。（下記マップ参照） - 専任スタッフ（配信コンシェルジュ）による機材サポート
各社で異なるPCの出力環境（Mac/Windows）や画面比率の違いに柔軟に対応するため、経験豊富なオペレーターが各控室を回り、本番15分前までにすべての接続テストを完了させました。
動画撮影の際に、話す内容を確認したいけれど、紙やパソコンを見ると視線が外れてしまい、視聴者には「原稿を読んでいる」という印象を与えてしまいます。
そんなときに活躍するのが、プロンプターです。
プロンプターがあれば、原稿を確認しながら話せるので、内容を忘れる心配が少なくなります。
詳しくは、下記の記事をご覧ください。
事前に準備いただくもの
Studio Akasaka Hilltop（スタジオ赤坂ヒルトップ）は、出演者の方が発表に集中でき、主催者の方にも講演者の方にも準備に関わる負担を最大限に削減できるようサービス設計しています。事前にご用意いただくものは、以下のものだけです。
- プレゼンテーション用の資料
- プレゼン用PC（データの共有をいただける場合は、スタジオのPCも可です）
- 台本やシナリオ（スタジオ側で代行もできます）
仕事の流れ
お問い合わせ → 見学 → お見積り → 本番
当日の様子・結果
当日はアクシデントも遅延もなく、全20社の配信をスケジュール通りに終えることができました。
出展された企業の人事担当者様からは、「専用の綺麗な個室が用意されていて、本番前に落ち着いて準備ができた」「他社に気を遣わずに済む空間で、非常にホスピタリティが高かった」と大好評をいただきました。
主催者様からも、「他社のスタジオでは『タイムスケジュールが崩れるから難しい』と言われた超過密イベントを、これほどトラブルなく回せたことは成果です。運営の心臓に悪いバタバタ感が一切ありませんでした」とご感想をいただき、次回以降のレギュラー開催に繋がっています。
